Wie man einen Dienstplan als Vorlage für den nächsten Monat verwendet

Hat man bereits den Dienstplan für einen Planungszeitraum, z.B. einen Monat erstellt, kann man diesen als Vorlage für den nächsten Monat nutzen.

Hierfür wird in MiaPlan einfach die Frage

Soll die aktuelle Planung in den neuen Planungszeitraum übernommen werden?

Mit Ja beantworten. Dabei ist es ganz wichtig als allererstes den neuen Plan unter „Speichern als“ zu sichern. Dann wird direkt der aktuelle Monat als Dateiname vorgeschlagen (z.B. „Einsatzplan 2023-04-01“), sodass man diesen schnell wiederfindet. Nun sollte im Reiter „Allgemein“ der Planungszeitraum geändert werden. Beginn und Ende werden festgelegt. Auch wenn sich nun der Kalender in der Plantafel ändert, werden die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vom Vormonat übernommen. Dies spart viel manuelle Planungsarbeit, wenn man einige Tage genau so besetzen möchte wie im Vormonat.

An dieser Stelle bietet es sich auch an, die Geschäftszeiten zu ändern, falls nötig. Dies ist später zwar auch noch möglich, hat aber zur Folge, dass der bereits erstellte Plan in diesem Fall nicht übernommen werden kann. Stehen also beispielsweise Meetings, innerbetriebliche Weiterbildungen, Inventuren oder sonstige außerplanmäßige Veranstaltungen oder Termine an, können die Zeiten, in denen Dienste besetzt werden sollen, über die Geschäftszeiten je nach Wochentag verändert werden.

Sind die Eckdaten im Reiter „Allgemein“ festgelegt, klickt man einfach auf Einstellungen „Übernehmen“ und begibt sich dann zum Planungszeitraum.

Nun ist es sinnvoll, sich noch einmal einen kurzen Überblick zu verschaffen, ob

1. Man auch wirklich im richtigen Monat (und Bundesland) ist
2. Alle Mitarbeiter eingetragen sind oder sich die Mitarbeitersituation verändert hat
3. Die gesetzten Geschäftszeiten korrekt sind (überflüssige nicht zu besetzende Zeiten eventuell unter dem Reiter „Vorgaben“ mit „A“ für „Ausgeschlossen“ kennzeichnen).

Als nächstes sollten wichtige Termine im Kommentarfeld ganz rechts eingetragen werden, um später bei der Detailplanung auf Anhieb zu sehen, an welchen Tagen eine abweichende Besetzung erforderlich oder möglich ist.

Hat man dies erledigt, sollten dann als erstes solche Dienste besetzt werden, die im Planungszeitraum eine Besonderheit darstellen, beispielsweise Wochenenddienste, wo auf eine gerechte Verteilung der Mitarbeiter geachtet werden muss oder Liefertage, Bestelltage, Inventurtage etc. Hier können folgende Punkte eine Rolle spielen:

• Ich benötige mehr oder weniger MitarbeiterInnen als üblich.
• Von den MitarbeiterInnen A, B und C kann nur MitarbeiterIn B eine Bestellung / Disposition tätigen.
• MitarbeiterIn A ist alleinerziehend, hat ein schulpflichtiges Kind und kann deshalb nur vormittags arbeiten.
• Mit MitarbeiterIn C ist durch Teilzeitregelung vereinbart, dass er / sie am Donnerstag frei hat.

Zum Abschluss noch ein Tip: Während der Planung zeigt die untere Leiste an, mit wie vielen Ist-Stunden jede MitarbeiterIn im Planungszeitraum aktuell geplant ist. So kann frühzeitig erkannt werden, ob die Sollstunden erreicht werden. Falls die Balkendarstellung der Dienstzeiten nicht gefällt, kann in der Plantafel auf die Ansicht „Uhrzeiten“ umschalten und bekommt nun eine digitale Version des Plans.